UFPB moderniza sua gestão documental

O Arquivo Central da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), por meio da Coordenação de Gestão de Documentos, Registros Digitais e Sistemas (CGDS), implementou os novos Códigos de Classificação e a nova Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. A atualização está alinhada à Portaria AN/MGI nº 174, de 23 de setembro de 2024, emitida pelo Arquivo Nacional, que substitui a antiga Portaria AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020.

A adoção dos novos instrumentos representa um avanço na gestão documental da UFPB, promovendo maior organização, acessibilidade e preservação das informações produzidas e recebidas no âmbito administrativo da instituição. A medida também está em consonância com as diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e pelo próprio Arquivo Nacional.

Entre os benefícios trazidos pela nova estrutura documental, destacam-se a otimização dos processos de arquivamento, recuperação e destinação de documentos. O Código de Classificação organiza os documentos conforme suas funções e atividades, facilitando sua identificação e localização. Já a Tabela de Temporalidade define os prazos de guarda, orientando sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente, em razão de seu valor histórico, e quais podem ser eliminados após o tempo regulamentar.

A CGDS ressalta a atuação do arquivista Isaac Rozas Rios, cuja contribuição foi fundamental para a implementação dos novos instrumentos. Seu trabalho foi essencial para o aperfeiçoamento do gerenciamento do Módulo Protocolo no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), garantindo mais eficiência na administração documental da UFPB.

A iniciativa reforça o papel estratégico do Arquivo Central e de seus profissionais na modernização dos processos institucionais. Além da organização e preservação documental, a atuação da equipe tem se destacado na parametrização e no aprimoramento de sistemas informatizados, fortalecendo a governança da informação e a excelência da gestão documental na Universidade.